EDI là gì? Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) là trao đổi từ máy tính đến máy tính của các tài liệu kinh doanh theo định dạng điện tử tiêu chuẩn giữa các đối tác kinh doanh.
Bằng cách chuyển từ trao đổi tài liệu kinh doanh trên giấy sang tài liệu điện tử, doanh nghiệp được hưởng các lợi ích lớn như giảm chi phí, tăng tốc độ xử lý, giảm lỗi và cải thiện mối quan hệ với các đối tác kinh doanh.
Hình 1. Trao đổi dữ liệu điện tử – EDI
Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) là trao đổi từ máy tính đến máy tính của các dữ liệu phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh và nó được định dạng điện tử tiêu chuẩn giữa các đối tác kinh doanh.
Bằng cách chuyển từ trao đổi tài liệu kinh doanh trên giấy sang tài liệu điện tử, doanh nghiệp được hưởng các lợi ích lớn như giảm chi phí, tăng tốc độ xử lý, giảm lỗi và cải thiện mối quan hệ với các đối tác kinh doanh.
Máy tính EDI từ máy tính đến máy tính thay thế thư bưu chính, fax và email. Mặc dù email cũng là một cách tiếp cận điện tử, các tài liệu trao đổi qua email vẫn phải được xử lý bởi mọi người thay vì máy tính. Có những người liên quan làm chậm quá trình xử lý các tài liệu và cũng giới thiệu lỗi. Thay vào đó, các tài liệu EDI có thể chuyển thẳng đến ứng dụng thích hợp trên máy tính của máy thu (ví dụ: Hệ thống quản lý đơn hàng) và việc xử lý có thể bắt đầu ngay lập tức.
Tài liệu kinh doanh là bất kỳ tài liệu nào thường được trao đổi giữa các doanh nghiệp. Các tài liệu phổ biến nhất được trao đổi qua EDI là đơn đặt hàng, hóa đơn và thông báo trước về tàu. Nhưng có rất nhiều, rất nhiều thứ khác như vận đơn, chứng từ hải quan, chứng từ kiểm kê, chứng từ tình trạng vận chuyển và chứng từ thanh toán.
Các tài liệu EDI phải được xử lý bởi máy tính chứ không phải con người, nên phải sử dụng định dạng chuẩn để máy tính có thể đọc và hiểu tài liệu. Định dạng chuẩn mô tả từng phần thông tin là gì và ở định dạng nào (ví dụ: số nguyên, số thập phân, mmddyy…). Nếu không có định dạng chuẩn, mỗi công ty sẽ gửi tài liệu bằng định dạng cụ thể của công ty và, như một người nói tiếng Anh có thể không hiểu tiếng Nhật, hệ thống máy tính của máy thu không hiểu định dạng cụ thể của công ty về định dạng của người gửi.
Có một số tiêu chuẩn EDI được sử dụng hiện nay, bao gồm ANSI, EDIFACT, TradACOMS và ebXML. Đối với mỗi tiêu chuẩn, có nhiều phiên bản khác nhau, ví dụ: ANSI 5010 hoặc EDIFACT phiên bản D12, Phiên bản A. Khi hai doanh nghiệp quyết định trao đổi tài liệu EDI, họ phải đồng ý về tiêu chuẩn và phiên bản EDI cụ thể.
Các doanh nghiệp thường sử dụng trình dịch EDI – dưới dạng phần mềm nội bộ hoặc thông qua nhà cung cấp dịch vụ EDI – để dịch định dạng EDI để dữ liệu có thể được sử dụng bởi các ứng dụng nội bộ của họ và do đó cho phép xử lý trực tiếp các tài liệu.
Việc trao đổi tài liệu EDI thường giữa hai công ty khác nhau, được gọi là đối tác kinh doanh hoặc đối tác thương mại. Ví dụ: Công ty A có thể mua hàng hóa từ Công ty B. Công ty A gửi đơn đặt hàng đến Công ty B. Công ty A và Công ty B là đối tác kinh doanh. Một tài liệu EDI bao gồm các yếu tố dữ liệu, phân đoạn và phong bì được định dạng theo các quy tắc của một tiêu chuẩn EDI cụ thể.
Khi bạn tạo một tài liệu EDI, chẳng hạn như đơn đặt hàng, bạn phải tuân thủ các quy tắc định dạng nghiêm ngặt của tiêu chuẩn bạn đang sử dụng. Các quy tắc này xác định chính xác vị trí và cách từng phần thông tin trong tài liệu sẽ được tìm thấy. Bằng cách đó, khi người dịch EDI trên máy tính nhận đọc đơn đặt hàng EDI đến, họ sẽ hiểu ngay nơi tìm tên công ty của người mua, số đơn đặt hàng, các mặt hàng được đặt hàng, giá cho từng mặt hàng, v.v. dữ liệu đó sẽ được đưa vào hệ thống nhập đơn hàng của người nhận ở định dạng bên trong phù hợp mà không yêu cầu bất kỳ mục nhập đơn hàng thủ công nào.
Hình 2. Định dạng khi được chuyển đổi từ chữ số sang dữ liệu EDI
Hình 1 cho thấy một đơn đặt hàng mẫu ở dạng in và nó sẽ trông như thế nào khi nó được dịch sang các định dạng ANSI và EDIFACT EDI.
Trong ngôn ngữ EDI, một tài liệu kinh doanh duy nhất, chẳng hạn như đơn đặt hàng, hóa đơn hoặc thông báo gửi hàng trước, được gọi là một tập tin giao dịch và tập tin.
Văn Thức
Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ Mr. Thức, ĐT: 0903.83.81.82,email:mdevelopment@vli.edu.vn tại Lầu 4 Tòa nhà Chi Cục Hàng Hải Việt Nam tại TP.HCM, Số 89 Pasteur, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh./.
