Tầm quan trọng của nhật ký làm hàng qua một vụ tranh chấp

Nhật ký làm hàng (Statement of Facts – SOF) là một tài liệu quan trọng. Việc bỏ sót hoặc  ghi chú không phù hợp trên chứng từ này có thể dẫn đến tranh chấp với những kết quả bất ngờ về số tiền phạt.  Vụ kiện dưới đây được giải quyết tại một Trung tâm Trọng tài là một trường hợp đáng lưu ý để tham khảo đối với người thuê vận chuyển và bạn đọc quan tâm đến vấn đề này.      

Tóm tắt sự việc

Nguyên đơn (người vận chuyển) và Bị đơn (người thuê vận chuyển) ký Hợp đồng vận chuyển theo chuyến (“Hợp đồng”) để vận chuyển clinker bằng đường biển từ cảng Cẩm Phả, Việt Nam đến cảng Chittagong, Bangladesh. Theo Điều 7 của Hợp đồng (“HĐ”), mức dỡ hàng là 2.500 – 3.000 tấn mỗi ngày làm việc thời tiết cho phép, bao gồm thứ sáu, chủ nhật và các ngày nghỉ lễ trên cơ sở 4 cần cẩu 25 tấn hoạt động đồng thời, nếu không, tính theo tỷ lệ tương ứng. Nguyên đơn (“NĐ”) đã đưa tàu tới cảng Cẩm Phả để bốc hàng. Tại cảng Chittagong, Bị đơn (“BĐ”) dỡ hàng chậm hơn so với quy định trong Hợp đồng. Tàu có trang bị 4 cẩu nêu trên nhưng chỉ có 1 cẩu hoạt động, 3 cẩu còn lại sẵn sàng dỡ hàng nhưng không hoạt động vì không đủ phương tiện để dỡ hàng, được thể hiện rõ trong SOF do phía Đại lý cung cấp. Theo Điều 9 của Hợp đồng thì mức thưởng là 3.500 USD mỗi ngày làm hàng xong trước hạn/phạt 7.000 USD mỗi ngày làm hàng quá hạn. Thưởng/phạt (nếu có) tại cảng bốc được trả cùng với cước vận chuyển. Thưởng/phạt (nếu có) tại cảng dỡ sẽ được thanh toán trong vòng 15 ngày làm việc kể từ ngày dỡ xong hàng và nhận đủ các chứng từ. Như vậy, căn cứ vào Hợp đồng và SOF, phía BĐ đã dỡ hàng chậm nên phải trả tiền phạt theo Điều 9 của Hợp đồng. Việc dỡ hàng đã hoàn thành đã lâu nhưng BĐ vẫn không trả tiền phạt mặc dù NĐ đã nhiều lần yêu cầu. Do đó, NĐ đã kiện BĐ tại VIAC.

Yêu cầu của Nguyên đơn

Nguyên đơn yêu cầu BĐ phải trả 54.000 USD [làm tròn số] tiền phạt chậm dỡ hàng cộng với số tiền phạt chậm trả theo quy định của pháp luật tính đến ngày mở phiên họp giải quyết tranh chấp.

Ý kiến của Bị đơn

SOF của NĐ không đúng với quy định tại Điều 38 của Hợp đồng nên không có giá trị để tính toán thời gian làm hàng tại cảng dỡ.  Thời gian làm hàng chỉ tính theo tỷ lệ tương ứng với số cần cẩu của tàu làm hàng thực tế vì SOF của NĐ không ghi chú gì về tình trạng hoạt động của các cẩu còn lại. Căn cứ vào SOF do Đại lý bảo vệ (Protecting Agent – PA) của BĐ lập thì các khoảng thời gian sau không được tính vào thời gian làm hàng: Từ lúc trao Thông báo sẵn sàng (NOR) đến khi bắt đầu dỡ hàng do NĐ chậm trễ trong việc thu xếp hoa tiêu làm tàu phải chờ đợi 17 tiếng; NĐ không kịp thời xác nhận bản dự thảo cuối cùng của Vận đơn làm cho BĐ chậm thanh toán tiền cước cho NĐ dẫn đến việc giao Vận đơn bị chậm trễ nên BĐ phải sử dụng Thư cam kết bồi thường (LOI) thay cho Vận đơn; từ 23g30 đến 24g00 ngày 03 tháng 7, từ 00g00 đến 10g00 và từ 11g30 đến 24g00 ngày 04 tháng 7, từ 00g00 đến 16g00 ngày 05 tháng 7, từ 23g30 đến 24g00 ngày 07 tháng 7, từ 00g00 đến 16g45 ngày 08 tháng 7 do thời tiết xấu, sà lan chuyển tải không thể cập mạn tàu để dỡ hàng;  từ ngày 15 đến ngày 19 tháng 7 do công nhân vẫn có thể làm hàng dù khối lượng có thể ít hơn nhưng Thuyền trưởng không cho dỡ hàng với lý do hàng bị đóng bánh, cứng.

Quan điểm của Hội đồng trọng tài (“HĐTT”)

Về SOF của NĐ,  BĐ đơn cho rằng SOF không đúng với quy định tại Điều 38 của HĐ nên không có giá trị để tính toán thời gian làm hàng tại cảng dỡ. Điều 38 nêu: “SOF và các tài liệu thông thường khác phải có chữ ký của Người xếp hàng/Người nhận hàng và đại diện của Người thuê tàu ở hai đầu bến cùng chữ ký của Thuyền trưởng và Đại lý của tàu. Người thuê tàu phải chịu trách nhiệm về việc ký các tài liệu liên quan bởi Người xếp hàng/Người nhận hàng/ Đại lý/Người thuê tàu. Bất kỳ khiếu nại nào về thời tiết xấu phải được chứng minh bằng các tài liệu liên quan từ sổ sách ghi chép hàng ngày của Thuyền trưởng và Đại lý”. Như vậy, Điều 38 có 3 nội dung: (1) SOF và các tài liệu thông thường khác phải có đủ chữ ký của các bên liên quan ở cảng xếp/dỡ; (2) Người thuê tàu phải chịu trách nhiệm về việc ký các tài liệu liên quan bởi Người xếp hàng/Người nhận hàng/ Đại lý/Người thuê tàu, và (3) Thời tiết xấu phải được chứng minh bằng các tài liệu liên quan từ sổ sách ghi chép hàng ngày của Thuyền trưởng và Đại lý.

HĐTT thấy rằng theo nội dung (1) thì SOF của NĐ không có đủ chữ ký của các bên liên quan nên chỉ có giá trị là bằng chứng một phía của NĐ. Tuy vậy, do SOF của NĐ được ký bởi Đại lý ở cảng dỡ nên theo phần (2), SOF của NĐ vẫn có giá trị ràng buộc trách nhiệm của BĐ.

Về việc tính thời gian làm hàng theo tỷ lệ tương ứng với số cần cẩu của tàu làm hàng thực tế,  trong SOF của NĐ không có ghi chú về tình trạng hoạt động của các cẩu còn lại, HĐTT thấy rằng việc không ghi chú trong SOF không có nghĩa là các cẩu còn lại không hoạt động được như suy diễn của BĐ. Theo Điều 37 của HĐ: “Chủ tàu cam đoan rằng trong suốt thời gian của hợp đồng thuê tàu này, các cần cẩu của tàu có thể đáp ứng tất cả các hầm hàng đồng thời cùng một lúc”. Như vậy, Chủ tàu đã xác nhận các cần cẩu của tàu luôn trong trạng thái hoạt động tốt. Để có thể tính thời gian làm hàng theo tỷ lệ với số cần cẩu của tàu, BĐ phải có chứng cứ về các cẩu còn lại bị trục trặc như hư hỏng, thiếu điện, lỗi của tàu… nhưng BĐ không chứng minh được. Vì vậy, HĐTT cho rằng không có cơ sở để tính thời gian làm hàng theo tỷ lệ.

Về các khoảng thời gian BĐ cho rằng không được tính vào thời gian làm hàng, căn cứ vào SOF do Đại lý bảo vệ của BĐ lập, BĐ cho rằng các khoảng thời gian dưới đây không được tính vào thời gian làm hàng: a) Từ lúc trao Thông báo sẵn sàng đến khi bắt đầu dỡ hàng do: – Chủ tàu chậm trễ trong việc thu xếp Hoa tiêu làm tàu phải chờ đợi 17 tiếng; – Nguyên đơn không kịp thời xác nhận bản dự thảo cuối cùng của Vận đơn và chậm thanh toán tiền cước cho Chủ tàu dẫn đến việc giao Vận đơn bị chậm trễ làm BĐ phải sử dụng Thư cam kết bồi thường (LOI) thay cho Vận đơn; b) Từ 23g30 đến 24g00 ngày 03 tháng 7, từ 00g00 đến 10g00 và từ 11g30 đến 24g00 ngày 04 tháng 7, từ 00g00 đến 16g00 ngày 05 tháng 7, từ 23g30 đến 24g00 ngày 07 tháng 7, từ 00g00 đến 16g45 ngày 08 tháng 7 doo thời tiết xấu, sà lan chuyển tải không thể cập mạn tàu để dỡ hàng; c) Từ ngày 15 đến ngày 19 tháng 7 do công nhân vẫn có thể làm hàng dù khối lượng có thể ít hơn nhưng Thuyền trưởng không cho dỡ hàng với lý do hàng bị đóng bánh, cứng. Sau khi xem xét SOF của BĐ, HĐTT thấy rằng ghi chú trong SOF này liên quan tới Điểm (a) là không đáng tin cậy do vào khoảng thời gian ấy Đại lý bảo vệ của BĐ không có nhiệm vụ trên tàu và chưa theo dõi các hoạt động của tàu. Ngoài ra, tại Điều 19 của HĐ, các Bên thỏa thuận rằng hàng hóa được giao bằng Thư cam kết bồi thường nếu không xuất trình được Vận đơn gốc. Thực tế, BĐ đã hoàn tất LOI vào lúc 13g33 ngày 30 tháng 6, trước khi tàu đến cảng dỡ hàng. Vì vậy, HĐTT cho rằng việc chậm trễ trong thanh toán cước và giao Vận đơn gốc (nếu có) không ảnh hưởng gì tới việc dỡ hàng. Các ghi chú liên quan tới Điểm (b) là các ghi chú về thời tiết xấu. Theo Điều 38 của HĐ thì: “Bất kỳ khiếu nại nào về thời tiết xấu phải được chứng minh bằng các tài liệu liên quan từ sổ sách ghi chép hàng ngày của Thuyền trưởng và Đại lý”. Do BĐ không cung cấp được các tài liệu như quy định trong HĐ để chứng minh về thời tiết xấu nên các ghi chú nêu trên không được chấp nhận. Liên quan tới Điểm (c), SOF của BĐ ghi: “Công nhân vẫn có thể dỡ hàng sỉ bột không cần có máy xúc vì hàng đóng bánh, cứng. Thuyền trưởng tạm ngưng làm hàng clinker cho vấn đề san tẩy hàng của tàu”. HĐTT thấy rằng vấn đề san tẩy hàng là công việc của Thuyền trưởng trong việc quản trị hàng. Ngoài ra, căn cứ vào báo cáo của Người giám sát hàng hóa trên tàu (Cargo Supervisor) gửi cho Đại lý vào ngày 10 tháng 7 thì hàng sỉ bột ở hầm 1 và 2 đã trở nên rất cứng không thể dỡ được nếu không có máy xúc. Vì các lý do phân tích ở trên, ý kiến của BĐ về các khoảng thời gian không được tính vào thời gian làm hàng không được HĐTT chấp nhận.
Phán quyết Trọng tài

Căn cứ vào Quy tắc Tố tụng trọng tài của Trung tâm trọng tài, Hợp đồng, các phân tích và lập luận nêu trên, Hội đồng Trọng tài đã tính toán chi tiết và quyết định buộc Bị đơn phải trả cho Nguyên đơn trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày Phán quyết Trọng tài được ban hành khoản tiền dôi nhật là 53.000 USD [làm tròn số], thấp hơn 1.000 USD so với yêu cầu của Nguyên đơn. Việc thanh toán được thực hiện bằng đồng Việt Nam, theo tỷ giá bán ra của Vietcombank Hà Nội vào ngày thanh toán.
Bình luận và lưu ý

Kết quả của vụ tranh chấp cho thấy tầm quan trọng của việc hiểu đúng nghiệp vụ, ghi chép đầy đủ, chi tiết sự việc trong bản SOF. Bài viết không nêu cách tính toán cụ thể để có số tiền dôi nhật khác với con số của Nguyên đơn cũng như những yêu cầu khác của hai bên không được chấp nhận. Ngoài ra, nếu có thỏa thuận thì tập quán (tiền lệ pháp của Anh) “Một khi đã bị phạt thì luôn luôn bị phạt” (once on demurrage, always on demurrage) được áp dụng. Theo đó, sau khi hết thời gian làm hàng cho phép, thời gian bị phạt được tính liên tục kể cả thời tiết xấu.

Tác giả: Luật sư/ Trọng tài viên Ngô Khắc Lễ (Cộng tác viên của VLI)