Lời khuyên cho doanh nghiệp khi tư vấn pháp luật

Dù không muốn, nhưng hầu như không có doanh nghiệp nào, sau một thời gian làm ăn   trên thương trường lại không đã từng có lần phải tranh chấp với khách hàng hay đối tác. Ở mức độ nhẹ thì tranh cãi bằng văn bản hoặc bằng miệng. Và nếu không xong thì có thể là đi thuê “thày cãi” để tư vấn. Nặng hơn nữa thì khởi kiện ra Toà án hay Trọng tài để giải quyết.

Xin có một vài lời khuyên dưới đây để bạn đọc tham khảo khi sử dụng dịch vụ tư vấn pháp luật của các công ty hay văn phòng luật,  của các chuyên gia, luật sư, luật gia. Dưới đây gọi chung là “luật sư”.

1. Chuẩn bị trước khi gặp luật sư

     Có thể gặp trực tiếp hoặc liên hệ qua điện thoại, thư điện tử… Chuẩn bị nội dung tranh chấp cần giải quyết để kể cho luật sư; nên gửi đầy đủ hồ sơ hoặc gửi những văn bản chính trước trước qua bưu điện, thư điện tử hoặc fax, bản chụp (photocopy) để luật sư nghiên cứu sơ bộ. Khi gặp, cần nêu yêu cầu của mình đối với vụ việc cần tư vấn. Làm như vậy để tiết kiệm thời gian và chi phí gửi sau này.

2. Hỏi những gì chưa rõ và cho luật sư biết mọi chi tiết mà mình có

     Hỏi những gì chưa rõ ở bất cứ lĩnh vực nào có liên quan như khả năng thắng kiện, thua kiện, thời gian giải quyết tranh chấp, thủ tục tố tụng, trình tự công việc phải làm… Hỏi như vậy phần nào hiểu công việc mà luật sư sẽ làm cũng như phạm vi công việc sẽ uỷ thác. Có những việc tưởng như không quan trọng nhưng lại rất có ý nghĩa đối với luật sư trong việc tư vấn, cũng như đánh giá chứng cứ và khả năng nhận định của toà án, trọng tài về bản chất vụ tranh chấp, thậm chí có thể quyết định đến khả năng thành công hay thất bại. Ví dụ như, một công ty giao nhận khởi kiện người gửi hàng nhưng hợp đồng vận chuyển hàng hóa lại do một phó giám đốc ký mà không có giấy ủy quyền ký hợp đồng. Để không bị bác đơn khởi kiện vì hợp đồng vô hiệu, luật sư đã yêu cầu cung cấp hợp đồng, vận đơn và các văn bản giao dịch giữa hai bên đồng thời đề nghị tìm bằng chứng về việc người đại diện theo pháp luật (giám đốc) có biết việc ký hợp đồng này. Tuy vậy, khách hàng đã tìm nhưng vẫn chưa thấy. Luật sư tiếp tục yêu cầu khách hàng cố gắng suy nghĩ và tìm thêm xem sao vì nếu hợp đồng vô hiệu, dễ dàng bị thiệt hại khá lớn. Rất may mắn, cuối cùng, thì vài dòng thư điện tử gửi cho vị giám đốc đề nghị giúp trả tiền cước vận chuyển vì quá hạn đã được trả lời cũng bằng thư điện tử ngay trên bức thư đó rằng “sẽ giải quyết sớm” đã trở thành chứng cứ quyết định giúp cho hợp đồng không bị vô hiệu.

3. Liên tục cung cấp thông tin

     Những thông tin mới, những thay đổi về tình tiết sự việc đã cung cấp (nếu có) giúp cho cho luật sư điều chỉnh kịp thời phương án đối phó, giải quyết vì có vụ tranh chấp phải được giải quyết đồng thời nhiều mối quan hệ khác nhau. Nếu có được thông tin mới hoặc thay đổi, luật sư sẽ đỡ tốn công và chỉ giới hạn trong phạm vi công việc theo thoả thuận, đỡ tốn chi phí. Có khách hàng tranh chấp với hãng tàu biển đòi bồi thường hư hỏng hàng hóa nhưng hãng tàu không giải quyết bồi thường và cũng không trả lời. Thời gian trôi qua nhanh chóng mà vẫn chưa đòi được tiền. Khách hàng tin rằng chỉ có thể khởi kiện ở một tòa án nước ngoài theo hợp đồng nên đề nghị luật sư tư vấn. Luật sư cho biết có thể bắt giữ tàu để bảo đảm giải quyết khiếu nại hàng hải, kể cả bắt tàu ở Việt Nam. Khách hàng đã theo dõi tàu định bắt vì tàu thường chở hàng cho một vài chủ hàng Việt Nam. Sau đó, tàu đã bị bắt giữ tại Việt Nam vì chủ tàu tưởng chủ hàng đã “quên” việc đòi bồi thường nên lại cho tàu chở hàng vào Việt Nam cho một chủ hàng khác.

4. Tin tưởng và lắng nghe ý kiến của luật sư

     Sẵn sàng cung cấp trung thực, đầy đủ mọi thông tin có lợi và… không có lợi cho mình để luật sư xử lý; kể cả những việc “tế nhị” như tiền bạc, quan hệ đặc biệt… Vì chuyện đã xảy ra rồi nên luật sư không chê trách gì bạn cả. Hơn nữa, có “lỡ” như vậy mới phải nhờ đến luật sư. Chú ý là  nên cung cấp sớm để có ý kiến tư vấn tốt nhất (và tiết kiệm chi phí cho bạn). Đừng sợ luật sư tiết lộ thông tin vì luật pháp yêu cầu họ phải bảo mật (trừ khi luật có quy định khác, chẳng hạn như với các vụ án hình sự). Bạn có thể nói thẳng là rất sợ lộ thông tin nào đó để luật sư biết và xử lý phù hợp. Ý kiến của luật sư là những kinh nghiệm về mặt pháp lý và thực tiễn giải quyết tranh chấp. Tuy vậy, không luật sư nào giám khẳng định là sẽ luôn luôn “thắng”. Cần hiểu rằng, không phải là  đã nhờ luật sư là dứt khoát phải “thắng”. Nếu không thể thắng vì ta sai “mười mươi” thì luật sư cũng giải thích để có “văn hoá thua” và có thêm kinh nghiệm tuy phải trả “học phí”. Xin kể  về một công ty vận tải biển nhờ luật sư tư vấn trong tranh chấp với khách hàng về lưu giữ hàng để đòi tiền cước vận chuyển. Vì vận đơn ghi “cước đã trả” nên ý kiến tư vấn là không thể lưu giữ hàng vì người nhận hàng không phải là người thuê vận chuyển và nếu khởi kiện sẽ bị bác đơn. Công ty này cho rằng vì thực tế chưa nhận được tiền cước vận chuyển nên vẫn quyết định khởi kiện. Kết quả là thua kiện ở tòa sơ thẩm và phải chịu án phí. Công ty vẫn không đồng ý và tiếp tục kháng án mà bỏ qua lời khuyên là sẽ thua tiếp, và cuối cùng thì công ty  phải chịu kết quả là y án sơ thẩm.    

5. Cẩn thận trước khi ký

     Nếu chưa  rõ, phải hỏi lại để tránh hiểu nhầm trước khi ký bất kỳ văn bản nào.

6. Thống nhất cách thông báo tiến độ công việc đã làm của luật sư

     Thỏa thuận về định kỳ được cung cấp thông tin để bạn biết được những việc mà luật sư đã làm. Nên thỏa thuận cụ thể cả cách thức và kênh trao đổi thông tin (để thông tin được nhanh chóng, bảo mật…). Ví dụ: ngoài công việc hàng ngày, thông báo tiến độ công việc vào thứ Sáu hàng tuần bằng văn bản (thư điện tử, fax…), theo địa chỉ đã định. Ngoài ra, nên quy định có số điện thoại “nóng” để liên hệ trong trường hợp khẩn cấp.

7. Trao đổi về phí (thù lao) luật sư ngay buổi làm việc đầu tiên

     Có người coi tiền bạc là vấn đề “tế nhị” nên không muốn nói. Thực tế cho thấy, nếu không rõ ràng ngay từ đầu, có thể hỏng việc về sau. Tùy theo tính chất vụ việc, mức phí tư vấn có thể được xác định ngay; ví dụ, nhờ luật sư viết một bức thư đòi nợ, làm giúp một bản hợp đồng vận chuyển hàng hóa quốc tế, hoặc không thể xác định ngay được, chẳng hạn như, cần xác định giá một loại than xuất khẩu từ một cảng của Indonesia đầu tháng 2/2015 đến một ngày nào đó để tính toán đòi bồi thường thiệt hại trong một vụ tranh chấp thương mại quốc tế; hoặc nhờ luật sư tìm bắt tàu biển gây ra đâm va nhưng sau đó đã bỏ chạy.

Phí tư vấn có thể tính theo giờ, khoán gọn (trọn gói), trả một phần cố định không hoàn lại (thường gọi là “phí cứng”) và thưởng kết quả (thường tính theo % số tiền đòi được)… Ngoài ra, với những vụ việc phức tạp, luật sư cần nghiên hồ sơ để đưa ra ý kiến có nên tranh chấp hay không, khả năng thắng, thua… thì thường phải có một khoản phí ban đầu gọi là phí  nghiên cứu hồ sơ để sau đó khách hàng xem xét và quyết định hướng giải quyết. Nên thỏa thuận mức phí, trình tự thanh toán rõ ràng và ghi vào hợp đồng, hạn chế thỏa thuận  miệng.

8. Lưu giữ hồ sơ, tài liệu giao dịch với luật sư

     Lưu giữ cẩn thận mọi văn bản, giấy tờ  trao đổi với luật sư kể cả những thư điện tử… mà luật sư đã thay mặt bạn gửi đi (sau đó gửi cho bạn để biết); với những chứng cứ quan trọng nên ghi rõ nơi lưu giữ, người giữ bản chính, bản sao… để có  thể tìm thấy nhanh chóng nhất là với  những vụ tranh chấp kéo dài qua nhiều năm, qua nhiều người theo dõi, giải quyết./.

Tác giả: Luật sư/ Trọng tài viên Ngô Khắc Lễ (Cộng tác viên của VLI)